Wo willst Du hin?

Nimmst Du den Jahreswechsel zum Anlass, um die vergangenen zwölf Monate im Rückspiegel zu betrachten? Welche Ziele hattest Du Dir gesetzt und welche davon hasst Du umgesetzt? Was hat sehr gut funktioniert und wo siehst Du noch Verbesserungspotential?

Im November veranstaltete ich meinen ersten „Mentor-Ing Retreat“ für eine kleine Gruppe von Teilnehmern und dort habe ich auch meine Ziele für das nächste Jahr zusammengestellt.
Zur Erarbeitung der Ziele für meine Abteilung werde ich dieses Jahr wieder an der Team-Ziele-Challenge von Olaf Kapinski teilnehmen.

In der Vorbereitung sind mir bereits viele Parallelen in der Herangehensweise aufgefallen, die ich bereits unbewusst genutzt habe.

Die Zeit verrinnt

Ich hatte früher gelegentlich das Gefühl, dass die Tage und Wochen wie im Flug vergehen. Viel ärgerlicher empfand ich, dass ich am Ende der Woche nicht sagen konnte, welchen Fortschritt ich erzielt hatte. In einem Buch stieß ich dann auf die Hypothese, dass Aktivität nicht gleich Produktivität ist. Es sei jedoch ungleich schwerer produktiv zu sein. In diesem Zusammenhang habe ich schon oft das Zitat „Wenn Du schnell sein willst, geh langsam.“ vernommen. Für mich bedeutet dies regelmäßig inne zu halten und zu überlegen, ob meine Handlungen noch meinen Zielen entsprechen.

Geduld und Zeit erreichen mehr als Stärke und Leidenschaft.

— Jean de la Fontaine

Als angestellte Mitarbeiter können wir unseren Arbeitsalltag vielleicht nur bedingt selbst beeinflussen. Und da unsere Tätigkeit auch einen Großteil unseres Tages beansprucht, lassen wir auch den restlichen Tag gleich von unserer Arbeit mitbestimmen.
Am Anfang meines Berufslebens war ich der Überzeugung, dass eine Auslastung von max. 70% optimal ist, um auch auf spontane Aufgaben reagieren zu können bzw. auch Puffer zu haben, wenn mal etwas länger dauert als geplant. Prinzipiell bin ich immer noch dieser Auffassung, nur habe ich mittlerweile gelernt, dass ich diesen Zustand aktiv herbeiführen muss. Aus unternehmerischer Sicht wird es vermutlich selten deutlich mehr Ressourcen geben als zu erledigende Arbeit.

Nicht nur Tagesgeschäft

Nach Fredmund Malik gibt es drei verschiedene Arten von Arbeit: die Arbeit an der Sache, die Arbeit an der Arbeit, die Arbeit an der Organisation.

Die Arbeit an der Sache

Die Arbeit an der Sache ist ziemlich einfach. Dies betrifft typischerweise was in unserer Stellenbeschreibung steht und wofür es jeden Monat das Gehalt gibt. Der Inhalt wird sich dabei unterscheiden: Ein Konstrukteur wird sich vornehmlich mit dem Entwurf von Bauteilen beschäftigen, im CAD, auf Zeichnungen, Abstimmungen mit Lieferanten durchführen über Herstellbarkeit und Produktionsprozesse. Die Aufgaben einer Führungskraft liegen dagegen beispielsweise darin, Mitarbeiter einzustellen und zu entwickeln, risikobehaftete Entscheidungen zu treffen, Ziele für die Mitarbeiter vorzugeben und diese mit Ihnen abzustimmen.

Für die übrige Zeit des Tages bedeutet dies vielleicht Arbeit im Haushalt und der Kinderbetreuung, Sport, Zeit mit dem Partner verbringen oder Freunden, Dinge anschaffen, lesen usw.

Wir können jede Woche ausschließlich Aufgaben erledigen und werden am Ende der Woche dennoch nicht alles geschafft haben. Der Stapel an offenen Aufgaben wird immer größer, es häufen sich Überstunden, Arbeit im Urlaub oder sogar gar kein Urlaub und am Ende fühlen wir uns unserer Tätigkeit nicht mehr gewachsen. Das belastet unsere Beziehungen, unsere Gesundheit und meistens holen wir uns erst dann professionelle Hilfe.

Die Arbeit an der Arbeit

Bei der Arbeit an der Arbeit wird es schon spannender. Für diesen Teil braucht es Zeit, denn es wird zwar von jedem erwartet, nach Verbesserungen Ausschau zu halten und sich entsprechend einzubringen, jedoch ist das im Alltag leichter gesagt als getan. Für Verbesserungen gibt es selten einen direkten Kunden, der sich auch regelmäßig zu Wort meldet. Anders als der tatsächliche Kunde oder dessen Repräsentant im Unternehmen – der Projektleiter bzw. der Vertrieb.
Deshalb sind für mich die regelmäßigen Gespräche mit meinen Mitarbeitern so wichtig, denn ich profitiere von den Verbesserungsvorschlägen und habe ein Interesse daran, dass die Menschen in meinem Bereich sich dafür Zeit nehmen.

Die Arbeit an der Arbeit zielt auf mehr Effizienz ab, also weniger Fehler, die Arbeit planbarer zu machen und die Qualität der Ergebnisse gleichbleibend immer weiter zu verbessern.

Hier hilft es beispielsweise, den Blick schweifen zu lassen und sich Anregungen von anderen Firmen oder anderen Menschen zu holen. Wie erledigt jemand anderes eine Tätigkeit, die mit meiner vergleichbar ist? Kann ich mir davon etwas abschauen? Vielleicht helfen Seminare, um andere Methoden zu erlernen. Wenn jemand anderes ein Problem schon einmal gelöst hat, dann kann ich mit dieser Lösung schon einmal anfangen und prüfen, ob diese auch für mich passt.

Die Arbeit an der Organisation / Strategie

Für mich ist die strategische Arbeit vor allem darauf ausgelegt, Neues auszuprobieren. Fragen, die Dir hier helfen sind aus meiner Sicht: Was will ich künftig nicht mehr tun, z.B. durch Weglassen, Automatisierung oder Auslagerung? Was will ich anders machen? Was will ich neu machen?
Diese Arbeit überschreitet typischerweise unsere Komfortzone, denn wenn wir wüssten, wie etwas besser geht, dann würden wir es vermutlich schon tun.

Beim NLP Practitioner hatte ich hier eine lehrreiche Erfahrung. Ich habe durch eine Methode etwas Neues gelernt, die mir völlig neu war. Im Erreichen meiner Ziele hat sie mich viel weitergebracht als es meine bisherigen Ansätze vermocht haben. Zu Beginn fiel es mir schwer, mich darauf einzulassen, da es im krassen Widerspruch zu allem stand, was ich bisher gelernt habe. Seitdem bin ich ebenfalls deutlich aufgeschlossener für Lösungen und Ergebnisse, die andere Menschen auf Wegen erzeugt haben, die mir selbst nicht eingefallen wären. Und ich kann mittlerweile sagen, dass viele dieser Ergebnisse das in den Schatten stellen, was ich selbst hätte erreichen können.

Was kannst Du tun?

Mit meinen Mitarbeitern führe ich alle zwei Wochen One-on-One Gespräche durch, um ihre persönliche Entwicklung und die Verbesserung in der Firma zu unterstützen.

Eine der ersten Aufgaben sehe ich darin, Zeit für Verbesserung zu schaffen. Egal was wir tun, wir füllen die uns zur Verfügung stehende Zeit voll aus. Hier kann ich auf Parkinsons Gesetz verwiesen, dass ich schon häufiger in diesem Blog zitiert habe. Wenn uns für eine Aufgabe eine Woche zur Verfügung steht, dann brauchen wir dafür eine Woche. Geben wir jemand nur einen Tag für dieselbe Aufgabe, wird es am Ende dieses Tages ein Ergebnis geben. Darüber hinaus wird das Ergebnis nach einem Tag vermutlich nicht wesentlich schlechter sein als andere.

Ich habe oft erlebt, dass ich viel Zeit mit einer Arbeit verbracht habe und das Ergebnis wurde gar nicht beachtet. Derjenige, der das Ergebnis brauchte, war in der Zwischenzeit schon wieder mit anderen Dingen beschäftigt, hatte sich die Information woanders besorgt oder das Thema war schlicht nicht mehr relevant. Du kennst das vielleicht, dass nach Deinem Urlaub Dein Posteingang sehr voll ist, jedoch kannst Du gut Dreiviertel der Emails löschen, weil es nichts mehr zu tun gibt. Erhalten wir jedoch die Emails nach und nach, behandeln wir jede als Top Priorität. Hier kann Dir jetzt Parkinson bzw. Pareto helfen. Erzeuge schnell ein Ergebnis und hole Dir dann Feedback ein. Wenn dem Auftraggeber dieses erste Ergebnis bereits reicht, dann hast Du außerdem viel Zeit gewonnen, die Du in andere Aufgaben stecken kannst.

Hier sehe ich übrigens insbesondere die Aufgabe von Führungskräften: den Menschen zu helfen, diese Aufgaben zu erledigen. Dafür gibt es viele Ansätze, wie beispielsweise das Pareto Prinzip, Aufgaben delegieren oder auch priorisieren. Beim Sport braucht es meist einen Reiz, um einen Muskel wachsen zu lassen. Bei Menschen ist es meiner Meinung nach ähnlich und es ist wichtig, sie nicht zu überlasten.

Ich habe leider, weder in der Schule noch während des Studiums gelernt, wie ich mich gut selbst organisiere. Erst durch Seminare, Selbststudium und kontinuierliche Selbstreflexion werde ich heute immer besser und habe dennoch viel Luft nach oben.

Fazit

Nutze den Jahreswechsel für eine Bestandsaufnahme dessen, was Du im vergangenen Jahr erreicht hast und welche Ziele Du Dir für das neue Jahr setzen willst. Das gilt sowohl für die privaten Ziele als auch die beruflichen.
Orientiere Dich gern an den Kategorien von Fredmund Malik und überlege, wie Du Dir Zeit schaffen kannst, diese Ziele im nächsten Jahr auch umzusetzen.

Sende mir gern Deine Anregungen per E-Mail oder Themenvorschläge für neue Artikel.