• Sich selbst strukturieren

    Hast Du immer mal wieder das Gefühl, viel Zeit in der Arbeit zu verbringen und trotzdem wird der Stapel mit den offenen Aufgaben nicht kleiner? Oder ertappst Du Dich dabei, dass Du am Wochenende schon den Plan für die nächste Woche machst und gar nicht richtig abschaltest?

    So ähnlich ging es mir am Anfang meines Berufslebens auch. Vor allem bin ich morgens so spät wie möglich aufgestanden, dann schnell ins Büro. Auf dem Weg vielleicht noch ein Stau und zu spät zum ersten Termin kommen. Danach erst einmal E-Mails lesen und die ungelesenen Nachrichten abarbeiten. So vergeht der Tag praktisch wie im Flug, genauso wie die ganze Woche. Am Feierabend, Wochenende und im Urlaub lassen sich dann die Batterien wieder auftanken. Aus Wochen werden Monate, aus Monaten Jahre und irgendwann kommt dann der ersehnte Ruhestand und endlich einmal Zeit, die Dinge zu tun, die einem wirklich Freude bereiten.

    Ich schreibe hier bewusst überspitzt, auch wenn ich dieses Verhalten leider immer wieder beobachte, sowohl im privaten wie auch im beruflichen Umfeld. Gerade wenn wir Freude und Erfüllung in unserer Arbeit finden.

    Entspannt ins Wochenende

    Das Wochenende steht hier als Vertreter für freie Tage, diese müssen nicht unbedingt Samstag oder Sonntag sein. Zeit, die Du zur Erholung nutzen kannst, zur persönlichen Weiterentwicklung, für Zeit mit der Familie oder Freunden.

    Mir ist wichtig, dass ich in dieser Zeit Distanz zu meiner Arbeit erlangen kann, um mich zu erholen und vielleicht auch mal den Blickwinkel zu verändern. Natürlich wird es immer Aufgaben geben, die vor dem Wochenende nicht mehr fertig werden und am nächsten Montag kommen auch wieder unerwartete Themen, die schnell bearbeitet werden müssen.

    Deshalb ist der letzte Termin in meinem Kalender vor dem Wochenende ein persönlicher Rückblick über 30 Minuten. Einerseits kann ich dabei prüfen, welche Aufgaben ich diese Woche abschließen konnte und was in der nächsten und übernächsten Woche zu erledigen ist. Ein wichtiger Aspekt dabei ist eine gute Schätzung des Zeitaufwandes für die einzelnen Aufgaben. Tatsächlich verschätzen wir uns sehr häufig und planen dann viel zu wenig Zeit ein, wenn es sich nicht um Routinearbeiten handelt. Im Kalender trage ich dann entsprechende Zeiten ein.

    Der Vorteil: Die nächste Woche ist geplant und ich kann entspannt ins Wochenende gehen. Ich habe Transparenz über meine Aufgaben und habe auch ggf. entsprechende Puffer eingeplant. Sollten unerwartete Aufgaben auch mich zukommen, kann ich bei Bedarf priorisieren (lassen). Außerdem habe ich einen Überblick, welche Aufgaben ich in der letzten Woche alle erledigt habe. Ein schönes Gefühl, mit dem ich mich jetzt am Wochenende anderen Dinge widmen kann.

    Strukturiert in die Woche

    Montags und mittwochs arbeite ich die erste Stunde daheim. Gerade am Montag schaue ich mir typischerweise Aufgaben auf Wiedervorlage an und plane entsprechende Erinnerungen ein (telefonisch nachfragen). Häufig gibt es auch neue Erkenntnisse, die in den Projekten oder Linienterminen vorgestellt und besprochen werden müssen. Unter Umständen braucht es noch eine kurze Präsentation oder technische Rücksprachen und Entscheidungen. In dieser Zeit arbeite ich offline, das heißt keine E-Mails lesen. Überhaupt schaue ich nur dreimal am Tag in meinen Posteingang und am Abend herrscht bei mir „Inbox Zero“ (keine unbearbeiteten E-Mails mehr).

    Am Mittwoch ziehe ich eine erste Zwischenbilanz über die Woche und nehme bei Bedarf noch Anpassungen an meiner Planung für die restliche Woche vor.

    Die übrige Zeit der Woche verbringe ich überwiegend in Besprechungen, weshalb mir diese „Produktivzeit“ sehr wichtig ist.

    Die Arbeit an der Arbeit

    Wenn wir eine Aufgabe das zweite Mal erledigen, wird das Ergebnis wesentlich besser sein als beim ersten Mal und vermutlich werden wir es auch in weniger Zeit geschafft haben. Werden diese Aufgaben auch von anderen Kollegen ausgeführt, kann ich bei ihnen vielleicht auch noch etwas lernen und besser werden. Irgendwann lohnt es sich, für diese Aufgaben Standards und Prozesse aufzuschreiben, damit alle Mitarbeiter dasselbe Verständnis des Ergebnisses haben und gemeinsam an dessen Verbesserung arbeiten können.

    Ich nehme mir regelmäßig Zeit und analysiere meine Arbeitsabläufe und Methoden. Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass ich der Idee oder Methode folge, die mir zuerst in den Sinn kommt. Im Nachhinein fallen mir dann viele bessere Herangehensweisen ein und ich überlege mir, wie ich das nächste Mal cleverer agieren kann.

    Ganz besonders bietet sich hier der Austausch mit Kollegen an, auch Seminare oder ein Coach können hier viel zu Deiner Produktivität beitragen.

    Job = Arbeit + Verbesserung

    Aktuell ist ein Schwerpunkt meiner persönlichen Weiterentwicklung die Anwendung von Lean Management. Ich finde vor allem die These interessant, dass schnelle und nachhaltige Veränderungen in Unternehmen nur durch hohe Standardisierung und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung möglich sind.

    Durch die Standardisierung und Optimierung von Aufgaben, die sich immer wieder wiederholen, schaffen wir uns Freiraum, um die Risiken von heute und morgen bearbeiten zu können. Und jeder kann damit bei sich selbst anfangen.

    Ich habe bei mir beispielsweise das Schreiben von kniffligen E-Mails durch Textbausteine optimiert. Manchmal saß ich 90 Minuten an einer einzigen E-Mail bis ich mit der Formulierung zufrieden war. Da ich die E-Mails am Abend in Ruhe schreiben wollte, verlängerte sich mein Arbeitstag dann auch entsprechend, denn die Nachricht musste unbedingt noch raus. Da dies häufiger auftrat, habe ich mir dann die Stellen angeschaut, an denen ich besonders lange überlegt hatte. Ich erstellte mir dann dafür Vorlagen, die ich immer wieder verwendet habe. Dasselbe gilt auch für die Vorbereitung von Besprechungen, Erstellen von Protokollen, Verwalten von Aufgaben und Nachverfolgung von Rückmeldungen.

    Meine Empfehlung

    Beobachte Dich einmal selbst bei der Arbeit und überlege, welche Tätigkeiten Du immer wieder ausführst und die Dich viel Zeit kosten. Tausche Dich mit Deinen Kollegen aus, wie sie diese Aufgaben bearbeiten und vielleicht findet ihr gemeinsam eine neue Herangehensweise, die Euch beiden Zeitersparnis bringt. Strukturiere Deinen Tag und Deine Woche und verschaffe Dir einen Überblick, was Dich in der nächsten Woche erwartet und was Du in der letzten Woche alles erledigt hast. Und dann beginne mit der kontinuierlichen Verbesserung.

    Wenn Du Fragen oder Anregungen zu diesem Artikel hast, dann schreibe mir gern eine Nachricht.